「前院長の方がよかった」と言われる前に｜スタッフ面談に悩む院長へ
継承して2〜3年目、診療の腕には自信があっても、スタッフとの関係だけはうまくいかない——そんな悩みを抱えていませんか。「前の院長先生の方が話しやすかった」と陰で言われている気がする。ミーティングで意見を求めても誰も発言しない。退職の相談は突然、面談ではなく退職届という形でやってくる。
こうした状況は、決してあなたの人間性や能力の問題ではありません。歯科医院の経営者専門コーチングを行う私たちPlumChanには、継承2〜3年目の院長から「スタッフとどう向き合えばいいか分からない」というご相談が数多く寄せられます。実際にご相談いただいた院長先生の多くが、「治療技術には自信があるのに、スタッフマネジメントだけは誰にも教わっていない」とおっしゃいます。歯学部でも臨床研修でも、経営やコミュニケーションを体系的に学ぶ機会はほとんどないのが実情です。
「話を聞く時間がない」のではなく「話を聞く仕組みがない」だけなのです。 これは技術ではなく仕組みの問題であり、正しいやり方さえ身につければ、誰でも改善できます。この記事では、歯科医院におけるスタッフ面談の本質的な原因と、今日から実践できる具体的なやり方を、コーチングとスタッフ面談代行の現場経験をもとに解説します。
なぜスタッフ面談がうまくいかないのか｜本質的な原因3つ
多くの院長が「面談をやろう」と決意しても、数ヶ月で形骸化してしまいます。私たちが数多くの歯科医院の面談に同席・代行してきた経験から見えてきたのは、失敗の背景に共通する3つの原因があるということです。
原因1：院長とスタッフの間に「評価者と評価される側」という壁がある
面談の場に院長が座った瞬間、スタッフの多くは無意識に「本音を言えば評価が下がるかもしれない」と身構えます。とくに継承直後は、まだ信頼関係が構築されていないため、この壁はより高くなります。
原因2：面談の「目的」が院長とスタッフでずれている
院長は「業務改善のヒアリング」のつもりでも、スタッフは「呼び出されて注意される場」だと捉えていることが少なくありません。目的の共有がないまま面談を重ねても、双方の温度差は縮まりません。
原因3：前院長との比較という見えないプレッシャー
二代目・三代目院長特有の悩みとして、「前院長ならこう言っていた」「前院長の時はこうだった」という比較が常につきまといます。スタッフ自身も無意識にこの比較をしてしまい、新院長との関係構築にブレーキがかかっているケースが多く見られます。
原因は「あなたの人柄」ではなく「関係性の設計」にあります。 設計を変えれば、関係も変わります。次の章では、面談の目的そのものを見直すところから始めます。
面談の目的を「評価」から「対話」へ再定義する
スタッフ面談を機能させる第一歩は、面談の目的を院長自身が明確に言語化し、スタッフにもオープンに伝えることです。
「聞き取り」で終わらせない
多くの面談が「困っていることはある？」で終わってしまいます。しかしこれだけでは、スタッフは何を話せばいいか分からず沈黙してしまいます。面談の目的を「あなたの成長を一緒に考える時間」「医院をより良くするための対話」と具体的に伝えることで、スタッフは初めて安心して話し始めます。
心理的安全性という土台をつくる
Googleの労働改革プロジェクト「Project Aristotle」でも、チームの生産性を左右する最大の要因は「心理的安全性」であると報告されています。歯科医院という少人数の職場でも同様で、「何を言っても否定されない」という安心感がなければ、面談はどれだけ回数を重ねても本音に届きません。
継承院長だからこそ伝えるべき一言
私自身も、組織の中で前任者と比較され、思うように信頼関係を築けずに悩んだ経験があります。そのとき助けになったのは、「比較されて当然」と開き直るのではなく、「前の体制の良さを引き継ぎながら、自分なりのやり方も大切にしたい」と率直に伝えることでした。継承院長も、面談の冒頭で「先代のやり方を否定するつもりはないが、これから一緒に医院を作っていきたい」と一言添えるだけで、スタッフの構えが変わります。
「変えたい」ではなく「一緒に作りたい」という姿勢が、比較の壁を溶かします。
【実践編】歯科医院スタッフ面談の具体的なやり方
ここからは、実際に面談をどう組み立てるかを、準備・進行・フィードバックの3段階に分けて解説します。
準備段階：面談シートと質問リストを用意する
思いつきで話し始めると、面談は雑談で終わってしまいます。事前に簡単な面談シートを用意し、「最近の業務で良かったこと」「困っていること」「今後挑戦したいこと」の3項目を軸に質問リストを作っておきましょう。質問例としては「最近、患者様対応でうまくいったことは？」「今の業務で負担に感じていることは？」「1年後、どんなスタッフになっていたい？」などが有効です。
進行段階：話す割合は「院長2割・スタッフ8割」
面談の場でありがちな失敗は、院長が話しすぎてしまうことです。目安として院長が話すのは全体の2割程度、残りの8割はスタッフに話してもらう意識を持ちましょう。沈黙が生まれても、すぐに助け舟を出さず10秒ほど待つことも大切です。沈黙は「考えている時間」であり、悪い兆候ではありません。
フィードバック段階：否定せず「事実＋期待」で伝える
改善してほしい点がある場合も、いきなり否定するのではなく、「〇〇の場面ではこうだったね（事実）。次はこうしてくれると嬉しい（期待）」という構成で伝えます。この順番を守るだけで、スタッフの受け取り方は大きく変わります。
面談は「指導する場」ではなく「一緒に答えを探す場」だと心得てください。 実際にこの型で面談を進めるようになった院長先生からは、「今まで黙っていたスタッフが、初めて自分から改善案を出してくれた」という声をいただいています。
面談を「一度きり」で終わらせない仕組みづくり
面談は単発のイベントではなく、継続してこそ効果を発揮します。継続の仕組みがないと、忙しさの中で自然消滅してしまうのが現実です。
頻度は「月1回15分」から始める
いきなり本格的な1on1を導入しようとすると、診療の合間の時間確保が難しく挫折しがちです。まずは月1回、15分程度の短い面談から始め、慣れてきたら頻度や時間を調整していくのが現実的です。
記録を残し、次の面談につなげる
面談の内容を簡単にメモとして残しておくことで、「前回話していたことがどう変化したか」を確認できます。この積み重ねが、スタッフに「自分の話をちゃんと覚えていてくれている」という信頼感を生みます。
スタッフごとに「面談の型」を変える
ベテラン衛生士と新人の歯科助手では、同じ質問をしても返ってくる反応がまったく違います。経験年数や性格に応じて、質問の深さや聞き方を調整することも、継続的な面談には欠かせない工夫です。
仕組み化とは、忙しい院長の「気合い」に頼らない面談体制をつくることです。
面談前に院長自身が整えておきたい心構え
面談のやり方だけを覚えても、院長自身の心の状態が整っていなければ、スタッフはすぐにそれを察知します。診療の疲れが残ったまま面談に臨むと、どうしても表情が硬くなり、質問も事務的になりがちです。面談の前に5分でもよいので深呼吸をし、「今日は評価ではなく理解のための時間だ」と自分に言い聞かせるだけでも、場の空気は大きく変わります。私たちがこれまで支援してきた院長先生の中にも、面談前にこの短い儀式を取り入れるようになってから、「スタッフの表情が明らかに柔らかくなった」と実感された方が何人もいらっしゃいます。
小さな変化を記録し、スタッフ自身にも共有する
面談を重ねる中で、スタッフの言葉遣いや提案の内容が少しずつ前向きになっていくことがあります。この変化を院長だけが気づいて終わらせるのではなく、「前回よりも具体的な提案をしてくれるようになったね」と本人にフィードバックすることで、面談への参加意欲がさらに高まります。小さな成長を言語化して伝える習慣は、スタッフの自己効力感を育てるうえでも重要な役割を果たします。
院長一人で抱えない選択肢｜第三者面談代行という考え方
ここまで具体的なやり方を解説してきましたが、実際には「時間が取れない」「自分が面談すると本音が出ない」という壁にぶつかる院長も少なくありません。
院長本人が面談することの限界
とくに継承直後は、院長自身がスタッフにとって「評価者」であると同時に「前院長と比較される対象」でもあります。この二重の構造の中では、どれだけ技術を学んでも本音を引き出しきれない場面があるのも事実です。
第三者が入ることで変わる面談の質
PlumChanでは、コーチングの専門知識を持つ第三者がスタッフ面談を代行するサービスを提供しています。院長という立場から離れた第三者だからこそ、スタッフは「評価に響かない」安心感の中で本音を話しやすくなります。実際に面談代行を導入した医院では、これまで表に出てこなかった「業務フローへの不満」や「将来のキャリアの希望」が初めて言語化され、離職を未然に防げたという事例もあります。
コーチングを学ぶことで院長自身も変わる
面談代行はゴールではなく、院長自身がコミュニケーションの型を身につけるまでの伴走です。PlumChanのコーチング研修を通じて、面談のやり方だけでなく、日々の声かけや院内の空気づくりまで、継承院長としての「自分らしいマネジメントスタイル」を一緒に見つけていきます。
一人で抱え込む必要はありません。「聞くプロ」を味方につけることも、立派な経営判断です。実際、面談代行を数ヶ月続けた医院では、スタッフの離職率が目に見えて改善し、院長先生自身も「面談の場を怖がらずに済むようになった」と語ってくださいました。プロの手を借りることは決して弱さではなく、医院とスタッフの未来を守るための前向きな選択です。
まとめ｜スタッフ面談は「関係を作り直す」ための第一歩
前院長と比較され、スタッフとの距離を感じてきたとしても、それは今からいくらでも変えていけます。面談がうまくいかない原因は、評価者とスタッフの間にある壁、目的のずれ、そして前院長との比較という3つの要素にありました。目的を対話へと再定義し、準備・進行・フィードバックの型を身につけ、月1回からでも継続する仕組みを作ることで、面談は必ず機能し始めます。
そして、どうしても院長一人では踏み出しにくいと感じたときは、第三者の力を借りるという選択肢があることも、ぜひ覚えておいてください。スタッフとの関係が変わり始めれば、医院全体の空気も、患者様への対応も、驚くほど変わっていきます。
まずは無料体験説明会でお話を聞かせてください。
よくある質問
Q1. スタッフ面談はどのくらいの頻度で行うべきですか？
A. 最初は月1回15分程度から始め、慣れたら頻度を調整するのがおすすめです。
Q2. 面談でスタッフが本音を話してくれません。どうすればいいですか？
A. 話す割合を2割に抑え、沈黙を待つ姿勢が本音を引き出す鍵になります。
Q3. 前院長と比較されてつらいです。どう向き合えばいいですか？
A. 否定せず「一緒に作りたい」と伝えることで比較の壁が和らぎます。
Q4. 面談代行サービスとはどのようなものですか？
A. 第三者がスタッフと面談し、本音を引き出して院長に共有する仕組みです。
Q5. コミュニケーションが苦手でも面談はうまくいきますか？
A. 型を学べば誰でも実践可能です。準備と質問リストが助けになります。
